Ao longo do tempo de funcionamento de uma empresa, muitas são as transformações pelo qual ela passa, sejam essas transformações em sua estrutura física, em sua formas de logística, em seu quadro e número de funcionários, entre outros.
Ao mesmo tempo, é importante destacar também que muitos são os documentos gerados diariamente dentro de uma empresa, visto que praticamente todos os processos e atuações são homologados por meio de documentos. Tanto que, muitas empresas contém em sua estrutura física alguns setores voltados somente para a manutenção segura de documentos, ao passo em que o acúmulo de documentos tende a:
- ocupar espaço em escritórios;
- gerar custos demasiados de armazenamento;
- dificultar o acesso aos documentos ativos e prioritários.
Um detalhe interessante é o fato de que esses documentos, via de regra, não podem ser descartados de qualquer maneira, uma vez que a grande maioria deles tem valor
probatório, devendo ficar guardados de maneira segura por alguns anos.
Outro fator determinante é o fato de que a grande maioria dos documentos de uma empresa, organização ou mesmo de um pessoa física contém dados diversos que dizem respeito somente aos interesses próprios de seus portadores.
Dessa forma, documentos confidenciais, após o período que devem ser guardados para segurança jurídica, quando se tornam inúteis, também não podem ser simplesmente descartados como resíduos comuns.
Isso acontece porque muitos são as informações e os dados sigilosos que são encontrados em documentos, e, se por acaso esses dados caírem nas mãos de pessoas má intencionadas, muitos podem ser os prejuízos para a organização.
Visto isso, o que deve ser feito com os documentos confidenciais após o período em que devem ser mantidos?
Documentos confidenciais, após o período em que se tornam inválidos, devem ser descartados da maneira correta, ou seja, o descarte deve ser feito por empresas especializadas, que realizem o processo de destruição completa e segura, a fim de que a recuperação de informações ou o vazamento de quaisquer dados se tornem impossibilitados.
